系统的第一步：收集
这一步主要是清空大脑负担，还包括周围工作环境中可能带来负担的准工作。你需要把要做的工作，凡是能吸引注意力的事情都要收集在一起，可以写在纸上或者记录在软件上。以后脑中蹦出来的和自己安排的工作也同样收集。
这里的工作指的是需要不止一步行动才能完成的事情，是一种广义上的概念，因此 GTD 能适用于整个生活。
第二步：加工处理
收集到的工作需要经过加工处理清空掉。加工处理指的是为每一项工作指定具体的内容和实质，通过具体的行动信息来确定下一步行动。
这一步也是解放大脑，把下一步行动具体地指出来，然后等到该实施行动时尽管去做就可以了，完全相信之前的行动安排。而不是只留一个工作在脑子里，然后在该行动时还要去想该怎么办。留在脑子里到实际行动这一段时间里，它会分散你的精力，让你时刻担心这项工作。
如果下一步的行动在 2 分钟内可以完成，就马上去做。如果不能，就有两种可能：
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委派给他人。
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自己做。
加工处理的三个原则是：
- 从收集中最上面一项开始。
- 一次为一项内容安排下一步行动。
- 安排好的永远不要再放回收集篮中。
第三步：管理阶段
管理阶段主要是为安排好行动的工作再分一下类。主要有这么几类：
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日程表。在日程表中安排的工作（包括它的下一步行动）要么时间是具体的，要么目的是明确的。日程表有以下三类：在某个确切的日期采取的行动、在某个时间里采取的行动、在某个确切的日期里将要获取的信息。
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下一步行动，它可以根据要实施的具体环境分类，比如在教室、在宿舍。
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工作任务清单，记录所有的工作任务。
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参考资料+ ，记录下工作需要用到的参考资料。
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备忘，记录备忘的事情。
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「将来也许」清单，记录将来也许回去做的事情，防止它总是在脑海里蹦出来，分散精力。
可以看出这一阶段是从不同角度来为工作分类，怎么方便怎么分，怎么适合自己怎么分。
第四步：行动和回顾检查
对行动的决策有四个影响因素：环境、时间、重要性和精力。
回顾检查也有六个层次：当前行动、当前的工作、责任范围、1~2年的目标、3~5年的展望、生活。
具体的回顾检查首先是看日程表，了解哪段时间做的工作完成了没有，然后看行动清单，保持系统的更新。GTD 很看重每周的回顾，查看进度，它既能给自己激励，又能保持清醒，瞻顾大局。
以下是语句摘抄：
工作已不仅是体力上的，而且是知识脑力上的，它的完成的边限不再清楚。
停止消极的想象总是能够增强你的精力。